Вход
Быстрая регистрация
Если вы у нас впервые: О проекте FAQ
1

Как подготовить документы для сдачи в архив?

Надежда-Ф [1.4K] 10 месяцев назад

Как правильно подготовить документы, нужно делать опись, как передавать?

2

Сдача документов, имеющие длительный срок хранения, на архивное хранение, подразумевает что все документы в течении всего последующего хранения не погибнут самопроизвольно, исключена возможность рассыпания документов, все документы находятся в хронологическом порядке, обеспечен удобный поиск требуемого документа.

Исходя из всех этих требований, при подготовке документов в архив, нужно:

  • сшить документы в дела в формате А4.
  • Толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.
  • Корки и переплет дел должны быть жесткими.
  • Все листы нумеруются, и каждый документ вноситься во внутреннюю опись.
  • Опись нумеруется отдельно римскими цифрами и вшивается вначале дела.
  • Последний лист дела с заверительной надписью.
  • В деле не должно быть металлических предметов в виде тех же скрепок или скоб.
  • Если есть вклейки, то только осуществленные на клей ВПА.
  • Листы, большиих размеров сворачиваются до формата А4, причем должны при необходимости легко разворачиваться (такой свернутый лист нумеруется как один).

.

Собственно порядок подготовки документов к длительному хранению всегда можно прочитать в Инструкции по архивному делопроизводсту.

При сдаче документов в архив оформляется фонд-опись, куда заносятся все сдаваемые документы по годам (лучше на каждый год отдельно).

Один экземпляр фонд-описи остается в архиве, а второй с подписью в получении документов, возвращается.

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
Знаете ответ?
Есть интересный вопрос? Задайте его нашему сообществу, у нас наверняка найдется ответ!
Делитесь опытом и знаниями, зарабатывайте награды и репутацию, заводите новых интересных друзей!
Задавайте интересные вопросы, давайте качественные ответы и зарабатывайте деньги. Подробнее..
регистрация
OpenID